تنظم هذه السياسة إنشاء الحساب وطلب الالتحاق بحلقات أكاديمية شموخ. قبول الطلب لا يكتمل بمجرد إرساله؛ بل يتحدد وفق مسار الحلقة، والفترة المعتمدة للتسجيل، وتوفر المقاعد، وصحة البيانات.
قبل إنشاء حساب جديد
- تبدأ رحلة التسجيل بالتحقق من وجود حساب سابق باستخدام بيانات التعريف المتاحة.
- إذا وُجد حساب سابق، فيجب استخدامه أو استعادته بدل إنشاء حساب مكرر؛ حفاظًا على السجل الأكاديمي في مكان واحد.
- قد يُستخدم رقم الجوال نفسه كرقم تواصل لأكثر من طالبة، لكن معرّفات الدخول الفريدة تخضع لفحص النظام.
- تتغير الحقول المطلوبة بحسب إعدادات التسجيل الحالية، ويبين النموذج الحقول الإلزامية وقت التقديم.
- قبل إرسال طلب الانضمام أو إنشاء حساب جديد، يطلب النموذج إقرارًا مستقلًا بالاطلاع على سياسة الخصوصية وقبول شروط الاستخدام، ويحفظ إصدار كل وثيقة مع الطلب أو الحساب.
الدخول إلى المنصة
يمكن تسجيل الدخول بالمعرّفات التي يدعمها الحساب، مثل البريد الإلكتروني أو رقم الجوال أو رقم الهوية، مع كلمة المرور. وقد يظهر الدخول عبر حساب Google عندما تكون هذه الخاصية مفعّلة في إعدادات الأكاديمية.
قد يطلب النظام التحقق من البريد الإلكتروني أو استكمال الملف الشخصي قبل إتاحة بعض الخدمات.
خطوات طلب الالتحاق
- تعبئة طلب التسجيل الأولي والانتقال عبر فحص الحساب.
- إنشاء الحساب أو الدخول إلى الحساب الموجود واستكمال البيانات المطلوبة.
- اختيار الحلقة أو المسار المتاح وإرسال طلب الالتحاق.
- متابعة حالة الطلب من داخل المنصة حتى القبول أو الرفض أو طلب إجراء إضافي.
كيف يُراجع الطلب؟
تختلف جهة المراجعة باختلاف نوع الخيار المعروض:
- المقعد الأساسي في الحلقة: يصل الطلب إلى معلمة الحلقة المالكة للمقعد لتقبله أو ترفضه ضمن صلاحيتها.
- قائمة الاحتياط أو الوقت المقترح: يصل الطلب إلى مسار القبول الإداري لمراجعته وتوزيعه بحسب الاحتياج والطاقة المتاحة.
لا يعني ظهور حلقة في صفحة التقديم ضمان القبول فيها. يمنع النظام تجاوز السعة المعتمدة، وقد يتوقف استقبال الطلبات عند إغلاق فترة التسجيل أو اكتمال المقاعد.
دقة البيانات
على الطالبة أو ولي أمرها إدخال بيانات صحيحة ومحدثة، ولا سيما الاسم ووسائل التواصل وبيانات التعريف المطلوبة. قد تؤثر البيانات غير الصحيحة في استعادة الحساب، وربط السجل، والتواصل، وإصدار الشهادة.
عند اكتشاف خطأ أو حساب مكرر، يجب استخدام قنوات الدعم الرسمية وعدم إنشاء حسابات إضافية لمحاولة تجاوزه.
القرارات والحالات الاستثنائية
- يظهر القرار المعتمد في المنصة، وقد تصل إشعارات مساندة بحسب القنوات المفعّلة.
- للأكاديمية رفض الطلب غير المكتمل أو غير المطابق، أو اقتراح حلقة بديلة، أو إعادته لاستكمال البيانات.
- الطلبات المعلقة لا تنشئ حقًا في مقعد حتى يتم قبولها فعليًا.
- تخضع إعادة التوزيع أو النقل بعد القبول للإجراءات والصلاحيات المعتمدة داخل المنصة.
الحساب والسجل الأكاديمي
تعطيل الحساب لا يعني بالضرورة محو السجل الأكاديمي. قد تحتفظ الأكاديمية بسجلات الحضور والدرجات والشهادات والقرارات المرتبطة بالمسيرة التعليمية وفق الحاجة التشغيلية والتوثيقية. توضح سياسة الخصوصية كيفية التعامل مع البيانات والطلبات المتعلقة بها.
قد تنشئ الإدارة للطالبة المقبولة سجلًا تعليميًا وتسكّنها في حلقة دون إنشاء حساب دخول. وجود هذا السجل لا يمنح إمكانية الدخول حتى يُنشأ الحساب ويرتبط به عبر المسار المعتمد. وعند تحقق المطابقة، يُربط الحساب بالسجل القائم حفاظًا على تاريخ الطالبة بدل إنشاء سجل أكاديمي مكرر.
الاستفسارات
تكون المنصة هي المرجع الأول لحالة الطلب. وعند الحاجة يمكن التواصل عبر قنوات الأكاديمية الرسمية الظاهرة في الموقع.