توضح هذه السياسة كيفية معالجة جمعية شموخ الرقمية لتحفيظ القرآن الكريم، بصفتها جهة التحكم، للبيانات الشخصية عند تقديم خدمات أكاديمية شموخ لتعليم القرآن عن بُعد. وتخضع المعالجة لنظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه في المملكة العربية السعودية، وأي أنظمة أخرى واجبة التطبيق.
تظهر بيانات جهة التحكم وقناة طلبات الحقوق في البطاقة أعلى هذه السياسة. وعند التعارض بين هذه السياسة وحكم نظامي واجب التطبيق، يقدم الحكم النظامي.
البيانات التي نجمعها ومصادرها
بحسب صفة المستخدم والخدمة المطلوبة، قد نعالج الفئات الآتية:
- بيانات الهوية والحساب، مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الجوال، ورقم الهوية أو الإقامة، والجنسية، واسم المستخدم، والدور والصلاحيات. تحفظ كلمة المرور بصيغة تجزئة، ولا تحفظ كنص مقروء.
- بيانات التسجيل والملف التعليمي، مثل المؤهل، ومقدار الحفظ، والبرنامج والحلقة، والأيام والأوقات المفضلة، والطلبات والتعهدات، وحالة القبول أو السداد.
- السجلات الأكاديمية والتشغيلية، مثل الحضور والغياب والأعذار، والخطط، والدرجات والتقييمات، والإنذارات، والترقيات، والشهادات، وقرارات المراجعة.
- بيانات التواصل والدعم، مثل الرسائل والملاحظات والبلاغات وطلبات التعديل، ورقم ولي الأمر، وتفضيل استقبال إشعارات واتساب عند اختياره.
- البيانات التقنية والأمنية، مثل جلسات الدخول، ومعرفات العمليات، وسجلات التدقيق والحماية وتشخيص الأعطال، وبيانات الارتباط باللقاءات الإلكترونية اللازمة للتحقق التشغيلي من انعقادها أو حضورها.
- بيانات ترد من خدمات مساندة عند استخدامها، مثل بيانات الحساب الأساسية من جوجل عند اختيار الدخول به، وبيانات تشغيل اللقاءات من زوم، وبيانات التسليم من البريد أو واتساب.
نجمع البيانات مباشرة من صاحبتها أو وليها، أو من المعلمات والإداريات المخولات أثناء تقديم الخدمة، أو ينشئها النظام من استخدام المنصة. وقد ترد بيانات من مزود خدمة اختاره المستخدم أو من سجل تشغيلي مرتبط بالخدمة. وإذا حصلنا على بيانات من مصدر آخر، نقدم المعلومات الواجبة نظامًا خلال المدة المقررة ما لم ينطبق استثناء نظامي.
البيانات الإلزامية والاختيارية
توضح النماذج الحقول المطلوبة. تكون البيانات اللازمة للتحقق من الحساب أو دراسة الطلب أو تقديم التعليم إلزامية لذلك الغرض؛ وقد يتعذر إنشاء الحساب أو قبول الطلب أو تنفيذ الخدمة عند عدم تقديمها. أما الحقول الموسومة بأنها اختيارية، مثل بعض الملاحظات أو وسائل التواصل الإضافية، فلا يكون تقديمها شرطًا لخدمة لا ترتبط بها.
لا ترسلي كلمات المرور أو صور الوثائق الرسمية أو بيانات لا يطلبها النموذج عبر الرسائل والملاحظات. ولا تطلب الأكاديمية نسخة من وثيقة رسمية محددة للهوية إلا إذا كان ذلك جائزًا أو مطلوبًا نظامًا.
أغراض المعالجة ومسوغاتها النظامية
نعالج الحد الأدنى اللازم من البيانات للأغراض والمسوغات الآتية:
- تنفيذ طلب التسجيل أو العلاقة التعليمية: إنشاء الحساب والتحقق منه، ودراسة القبول، والتسكين في الحلقات، وتقديم الخطة، وتسجيل الحضور والدرجات، وإدارة الأعذار والطلبات، وإصدار الشهادات. المسوغ هو اتخاذ إجراءات بناء على طلب صاحبة البيانات أو تنفيذ اتفاق تكون طرفًا فيه.
- التشغيل والتواصل المرتبط بالخدمة: إرسال معلومات الحساب والقبول والجداول واللقاءات والإنذارات والشهادات والرد على الدعم. المسوغ هو تنفيذ العلاقة التعليمية، أو الموافقة عندما تكون القناة اختيارية.
- حماية المنصة والحقوق: منع الاحتيال والوصول غير المصرح، والتحقيق في الأعطال، وتوثيق القرارات والعمليات، والدفاع عن المطالبات. المسوغ هو الالتزام النظامي أو المصلحة المشروعة بعد موازنتها مع حقوق صاحبة البيانات، ودون الاعتماد على المصلحة المشروعة لمعالجة البيانات الحساسة.
- الوفاء بمتطلب نظامي: الاحتفاظ أو الإفصاح عند وجود التزام نظامي أو طلب صحيح من جهة مختصة أو متطلب قضائي.
- المواد الدعائية أو التسويق المباشر إن استخدمت مستقبلًا: لا تستخدم وسائل الاتصال لهذا الغرض إلا وفق موافقة مستقلة قابلة للإثبات، مع تعريف الجهة المرسلة وطريقة مجانية وسهلة للإيقاف. ولا تعد إشعارات الحساب والدراسة والقبول رسائل تسويقية.
عندما تكون الموافقة هي المسوغ الوحيد، يمكن العدول عنها في أي وقت وبوسيلة مماثلة أو أيسر من وسيلة منحها، وتتوقف المعالجة دون تأخير غير مبرر. لا يؤثر العدول في مشروعية المعالجة السابقة، ولا يوقف معالجة لها مسوغ نظامي آخر.
الوصول والإفصاح
يقتصر الوصول داخل الأكاديمية على الحاجة والصلاحية ونطاق العمل: ترى الطالبة سجلها المسموح، وتعمل المعلمة داخل حلقاتها، وتعمل المشرفة ضمن نطاق إشرافها، وتصل الإدارة أو الدعم المخول إلى ما يلزم للتشغيل والمراجعة. وتخضع إجراءات الدعم الحساسة للصلاحية والتدقيق.
قد نفصح عن الحد الأدنى اللازم للفئات الآتية:
- جهات المعالجة التقنية التي تقدم الاستضافة وقاعدة البيانات والبريد والاجتماعات الإلكترونية وخدمات الدخول أو التواصل، ومنها جوجل وزوم وواتساب عند تفعيل الخدمة ذات الصلة.
- الجهات المهنية أو التقنية اللازمة للتحقيق في حادثة أو حماية حق، في حدود الغرض والالتزام بالسرية.
- الجهات العامة أو القضائية أو الرقابية عند وجود طلب أو مسوغ نظامي صحيح.
لا تبيع الأكاديمية البيانات الشخصية. وتبقى الجمعية مسؤولة عن اختيار جهات المعالجة ومتابعة الضمانات المناسبة وفق المتطلبات النظامية.
نقل البيانات خارج المملكة
قد تعالج بعض الجهات التقنية المساندة بيانات في بنية تشغيلية خارج المملكة. وعند حصول نقل خارج المملكة، تقصر الأكاديمية النقل على الحد الأدنى اللازم، وتطبّق المسوغ والضمانات وتقويم المخاطر المطلوب بحسب الحالة، بما يحافظ على حقوق صاحبة البيانات ومستوى الحماية المقرر في النظام ولائحة نقل البيانات الشخصية خارج المملكة.
الحماية وحوادث التسرب
تستخدم المنصة اتصالًا مشفرًا أثناء النقل، وتجزئة لكلمات المرور، وصلاحيات وصول، وسجلات تدقيق في العمليات الحساسة. ولا توجد وسيلة تقنية تضمن انعدام المخاطر تمامًا؛ لذلك يجب حماية بيانات الدخول والإبلاغ فورًا عن أي استخدام مشتبه به.
عند وقوع حادثة تسرب تستوفي شروط الإشعار النظامي، تخطر جهة التحكم الجهة المختصة خلال اثنتين وسبعين ساعة من العلم بها، وتخطر صاحبة البيانات دون تأخير غير مبرر إذا كان من شأن الحادثة الإضرار ببياناتها أو التعارض مع حقوقها أو مصالحها، مع بيان المخاطر والتدابير المناسبة.
الحسابات والبيانات على تطبيقات الجهاز
يحفظ تطبيق الجهاز أسماء الحسابات التي أضيفت إليه ومعرّفاتها اللازمة للتعرّف عليها والتبديل بينها. لا تُحفظ كلمة المرور في إعدادات التطبيق. تبقى جلسات الدخول في مخزن النظام الخاص بالتطبيق، وتخضع صلاحية الدخول والتحقق من العمليات للخادم.
يمكن أن يحتفظ التطبيق بنسخ مشفرة من آخر جدول مسموح للحساب، وخطط الطالبة ونتائجها الذاتية، لعرضها سريعًا وعند انقطاع الاتصال. تفصل النسخ حسب التطبيق والحساب والجهة، ولا تشمل هذه النسخ روابط استضافة اللقاءات أو درجات الطالبات الأخريات. تبقى السجلات التاريخية المؤرشفة متاحة عبر مساراتها المسموحة في المنصة، وتُستبعد من النسخة المحلية عند وصول بيانات الأرشفة. لا تُحذف النسخة لمجرد مرور مدة قصيرة؛ تُستبدل عند وصول بيانات محدثة، أو تُزال عند إزالة الحساب من الجهاز. يتوقف عرضها عند انتهاء صلاحية الجلسة المعروفة أو وصول منع للصلاحية، وقد تبقى النسخة المشفرة إلى أن يصل بديل مسموح أو تُزال من الجهاز.
عندما تختار المعلمة تنزيل بيانات الرصد، يحتفظ التطبيق بنسخة مشفرة من قائمة الطالبات في حلقاتها المسموحة، وحقول الرصد والقيم السابقة اللازمة للعمل دون اتصال. تشمل النسخة أسماء الطالبات ومعرّفات السجلات والدرجات والحضور والملاحظات التعليمية ضمن صلاحية المعلمة، وتفصل حسب التطبيق والحساب والجهة. لا يمنح التنزيل صلاحية جديدة، ويتوقف العرض عند انتهاء الجلسة المعروفة أو وصول منع للصلاحية. تبقى الإدخالات غير المرسلة مشفرة حتى يؤكد الخادم استلامها أو تحذفها المعلمة صراحة، ولا يحل التعارض بالكتابة فوق تعديل أحدث تلقائيًا. قد يلزم فتح التطبيق والاتصال لإكمال الإرسال؛ لا نضمن التنفيذ الفوري في الخلفية.
عند تفعيل السداد عبر متجر آبل، تعالج آبل عملية الشراء، وتحفظ المنصة معرّف المعاملة والمنتج والحساب والجهة والبرنامج والفصل والسعر وحالة السداد أو الاسترداد للتحقق من النتيجة ومنع التكرار. لا تستقبل المنصة بيانات البطاقة لهذا السداد. يحتفظ الجهاز بمعرّفات محمية للعمليات غير المحسومة، ولا يسمح بإزالتها أو إزالة الحساب من الجهاز قبل التحقق من نتيجتها. دفعات بيئة الاختبار لا تسدد رسوم الدراسة الفعلية، ولا يتجدد سداد الفصل تلقائيًا.
عند تفعيل إشعارات التطبيق اختياريًا، تحفظ الخدمة رمز جهاز الإشعارات ومعرف ملف الحساب والتطبيق والجهة وتفويض الجلسة لإرسال تلميحات عامة عبر خدمة آبل. لا يتضمن نص شاشة القفل أسماء الطالبات أو الدرجات أو متن الرسائل. الإشعار البعيد يحتاج اتصال الجهاز؛ وقد تحتفظ آبل بالتلميح لمدة محدودة حتى يعود الاتصال. رفض الإذن لا يمنع التعلم، وتُراجع صلاحية الحساب والعضوية قبل الإرسال.
إزالة الحساب من الجهاز تمسح بياناته المحلية وجلساته في التطبيق بعد معالجة الإدخالات التعليمية غير المرسلة أو حذفها صراحة، والتحقق من أي عملية سداد معلقة، ولا تحذف حساب المنصة أو سجلاته التعليمية. ومن يستطيع استخدام جهاز مشترك قد يستطيع فتح حساب محفوظ عليه؛ لذلك ينبغي حماية الجهاز وإزالة الحسابات التي لا يُراد إبقاؤها عليه.
يستخدم الدخول من التطبيق إثباتات قصيرة الصلاحية ومعرّفات أمنية مؤقتة لربط محاولة الدخول بالحساب وتقييد المحاولات المتكررة. لا تُستخدم هذه المعالجة للتتبع الإعلاني.
الاحتفاظ والإتلاف
لا نحتفظ بالبيانات لمجرد إمكان الاحتفاظ بها. تطبق المعايير الآتية بحسب الفئة:
- تبقى بيانات الحساب والتواصل ما دام الحساب أو الطلب أو العلاقة التعليمية قائمًا، ثم للقدر اللازم لإغلاقها، ومعالجة الدعم والأمن والحقوق والمطالبات.
- تبقى طلبات القبول والقرارات والسجلات الأكاديمية والشهادات بقدر الحاجة لتوثيق المسار التعليمي، وتصحيح السجل، والتحقق من الوثائق، وحماية حقوق الأطراف.
- تبقى سجلات الأمن والتدقيق وطلبات الحقوق والموافقات للمدة اللازمة للتحقيق وإثبات الالتزام والوفاء بالمدد النظامية.
- تنتهي معالجة التواصل الاختياري عند العدول عن الموافقة، ما لم يوجد مسوغ آخر للاحتفاظ بقدر محدد من السجل لإثبات الطلب أو الالتزام.
تراجع الحاجة إلى البيانات وفق هذه المعايير. وعند انتهاء الغرض وعدم وجود مسوغ نظامي للاحتفاظ، تتلف البيانات أو تزال هويتها. ويشمل الإتلاف النسخ المتاحة والنسخ الاحتياطية وفق دورات الإتلاف الفنية والمتطلبات النظامية. وقد يستمر الاحتفاظ إذا أوجب نظام مدة محددة، أو ارتبطت البيانات بقضية منظورة حتى انتهاء الإجراءات، أو أزيلت هوية البيانات على نحو يمنع معرفة صاحبتها.
تعطيل الحساب يوقف الدخول، لكنه لا يعني تلقائيًا إتلاف جميع السجلات الأكاديمية أو النظامية المرتبطة به.
حقوق صاحبة البيانات
وفق الضوابط والاستثناءات النظامية، يحق لصاحبة البيانات:
- العلم بمسوغ المعالجة وغرضها وكيفية استخدامها.
- الوصول إلى بياناتها الشخصية المتاحة لدى جهة التحكم.
- طلب نسخة مقروءة وواضحة منها.
- طلب تصحيحها أو إكمالها أو تحديثها، وطلب تقييد المعالجة أثناء التحقق من صحة البيانات عندما ينطبق ذلك.
- طلب إتلاف ما انتهت الحاجة إليه، مع مراعاة حالات الاحتفاظ النظامية وحقوق الآخرين.
- العدول عن الموافقة عندما تكون هي مسوغ المعالجة.
- تقديم شكوى إلى جهة التحكم، ثم إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي عبر منصة حوكمة البيانات الوطنية إذا لم ترض عن المعالجة.
تقدم الطلبات عبر نموذج طلب حقوق البيانات أو قناة حماية البيانات الظاهرة أعلى الصفحة، مع ذكر نوع الحق المطلوب. يصدر النموذج رقمًا مرجعيًا، وتتابع الأكاديمية الطلب في مسار مخصص. نتحقق من هوية مقدمة الطلب قبل الإفصاح أو التنفيذ، ونجيب خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يومًا. وإذا تطلب الطلب جهدًا إضافيًا غير متوقع أو وردت طلبات متعددة، قد تمدد المدة ثلاثين يومًا إضافية لمرة واحدة بعد إشعار صاحبة البيانات مسبقًا بالتمديد ومبرراته.
في طلب حذف الحساب، نلتزم بتنفيذ الحذف وتأكيد إكماله لصاحبة الطلب خلال ثلاثين يومًا تقويميًا من التحقق الفعلي من هويتها. هذه مهلة مستقلة عن مهلة الرد، ولا يمددها تمديد الرد أو تغيير حالة الطلب. يخضع التنفيذ لمراجعة مدير النظام وحماية حقوق الآخرين ومعالجة النسخ المحفوظة. إذا بقيت نسخة خارجية أو تبعية لم تُعالج معالجة موثقة، يبقى التنفيذ غير مكتمل ويجب متابعة العائق وإبلاغ صاحبة الطلب؛ لا نسجل إكمالًا لم يحدث، ولا تُعد الموافقة أو انقضاء المهلة دليلًا على الحذف.
يمارس الولي الشرعي حقوق ناقصة أو عديمة الأهلية نيابة عنها، وقد نطلب ما يلزم للتحقق من الولاية. وعند اكتمال الأهلية نمكن صاحبة البيانات من ممارسة حقوقها بنفسها.
يمكن تقديم الشكوى إلى الجهة المختصة خلال تسعين يومًا من الحادثة أو العلم بها، مع بقاء سلطة الجهة في قبولها بعد ذلك عند وجود أسباب واقعية.
القرارات الآلية
تستخدم المنصة قواعد حسابية لتجميع الحضور والدرجات، والتحقق من بعض الحدود، وعرض اقتراحات تشغيلية. ولا تتخذ المنصة قرار قبول أو توزيع نهائيًا مبنيًا بالكامل على المعالجة الآلية وحدها؛ تبقى القرارات التي تتطلب تقديرًا لدى الجهة البشرية المخولة، ويمكن طلب مراجعة خطأ في البيانات أو القرار عبر القناة الرسمية.
تحديث السياسة
قد تحدث هذه السياسة عند تغير المعالجة أو المتطلبات النظامية. يظهر رقم الإصدار وتاريخ النفاذ في الصفحة، ولا تستخدم البيانات لغرض جديد غير متوافق قبل تقديم المعلومات الواجبة والحصول على المسوغ النظامي اللازم.
تحفظ المنصة، عند إرسال نماذج التسجيل أو الانضمام أو الدعم أو طلبات الحقوق، نوع الإقرار وإصدار الوثيقة وتاريخه ومسار الطلب المرتبط به. ولا تجمع لهذا الإثبات عنوان الشبكة أو بصمة الجهاز. ويظل إقرار الاطلاع على سياسة الخصوصية منفصلًا عن قبول شروط الاستخدام وعن أي موافقة اختيارية على التواصل المستقبلي.